Stel: je bent gevraagd door een Chinees bedrijf om hun administratie over te nemen.

Het bedrijf is 100% Chinees en het is gevestigd in China. En jij zit gewoon in je kantoor in Nederland. Een leuk outsourcing klusje! De communicatietaal is Engels. Jij en jouw collega’s worden onderdeel van het Chinese team. Jouw Chinese opdrachtgever denkt dat het allemaal niet zo moeilijk is. Het is ook niet moeilijk – het is maar administratiewerk!

Na 3 maanden werk als outsourcing partij word je ontslagen. De reden: “die Nederlanders snappen helemaal niks van de inhoud, zijn lomp en het duurt allemaal veel te lang!”

Omgedraaide wereld, toch? Hoe komt het dat je dergelijk commentaar krijgt en is dat nou jouw schuld of de schuld van jouw opdrachtgever? Ons antwoord: beide. Zonder speciale training wist je natuurlijk niet dat de Chinezen niet direct zijn. Dat je de baas niet mag aanspreken. Dat heb je toch gedaan, want je had veel te veel vragen over de werkzaamheden.

Hoe voorkom je dat je de volgende keer weer faalt?

1. Vraag om training over cultuurverschillen en maak “spelregels” samen met je opdrachtgever.

Bespreek wat belangrijk voor hen is en geef uitleg over wat belangrijk voor jou is. Voorbeeld: “Informeer over de status van het project altijd op tijd. Deadline niet halen is niet erg, niet communiceren daarover is onacceptabel”.

2. Vraag om een bijeenkomst waar het hele proces uitgelegd wordt. Leg het vast in een memo, zodat iedereen het kan zien.

3. Knip het project in (kleine) stukjes en vraag om feedback na afloop van elke stap. Zo kun je geen grote fouten maken.

4. Stel (veel) vragen en vraag om een contactpersoon die jou kan begeleiden.

5. Gebruik een gezamenlijk document/systeem om elke stap in het proces te tracken: zo kun je ervoor zorgen dat iedereen op de hoogde van de status van het project is.

In de afgelopen jaren hebben we verschillende processen naar verschillende landen geoutsourcet. Allemaal succesvol om een paar redenen:

1. Geduld;

2. Duidelijkheid;

3. Communicatie;

4. Accepteren van cultuurverschillen;

5. (het moeilijkste) Duidelijk hebben wat je precies wilt outsourcen.

Als je ons vraagt of we voor- of tegen outsourcing zijn, is ons antwoord kort: doen alleen als je het goed wilt doen!

Meer weten over succesvolle outsourcing? Plan nu een consult met ons team!